Herramientas de Productividad Personal Simples: 1 – Kanban de Cuaderno

Tengo dos simples herramientas eficaces, gratuitas y simples para organizarte y seas más eficaz. No requieren equipamiento informático para implementarse, pero pueden implementarse con casi cualquier equipo informático si así lo prefieres. Sólo necesitas un mínimo de disciplina, práctica y conocimientos.

¡Vamos!

¿Qué es un kanban?

Una variante de kanban; CC -by Orcmid

Un kanban es una herramienta visual, una cartulina o un panel donde anotas las tareas de uno o varios proyectos y el estado en se encuentran. Hay muchos tipos de kanban, dado que pueden adaptarse a varias necesidades. En la foto que aparece arriba, vemos una parte de un kanban de complejidad media diseñado para desarrollo de software. Vamos a empezar por uno mucho más sencillo:

Kanban de Marcos, 5º Primaria

Por Hacer

Haciendo

Hecho

Deberes de mates

Trabajo de Cono

Comprar regla

de un vistazo controlamos las tareas

De un vistazo sabemos que tenemos 3 entradas y que cada una representa una tarea: «Comprar regla» ya está hecho; «Deberes de mates» está haciéndose y «Trabajo de Cono» aún no se ha empezado –está en «Por Hacer». Este modelo de kanban funciona muy bien colgado de una pared y vas moviendo los post-its de tareas de una columna a la otra según se van ejecutando las acciones. Así que al principio Juan tomaría tres post-it uno para «Deberes de mates», otros para «Trabajo de Cono» y «Comprar regla» y los pondría los tres en la columna de «Por Hacer», pero cada uno en su propia fila; es decir así:

Por Hacer

Haciendo

Hecho

Deberes de mates

Trabajo de Cono

Comprar regla

Ahora Marcos solo tiene que ir moviendo los post-its según va emprendiendo tareas. Por ejemplo cuando empiece a ejecutar el Trabajo de Cono moverá el post-it que lo representa de la columna Por Hacer a la columna Haciendo y cuando la termine a la columna hecho. Fácil. Pero hay un problema si lo aplicas a la productividad personal: no puedes llevarte un panel a todas partes. Quiero decir que si trabajas en una cocina o en una fábrica puedes dedicar un espacio al kanban para que todo el mundo sepa lo que se está haciendo. Sólo hace falta convencer al jefe y adaptar el kanban a las necesidades propias (por ejemplo en una cocina «hecho» para los cocineros no significa «hecho» para los camareros: los primeros consideran que está hecho una vez el plato está a disposición de los camareros, para los camareros, hecho significaría servido a la mesa).

Pero imagínate a un estudiante, a nuestro Marcos de 5º de primaria, por ejemplo. Aunque su madre le deje montar un kanban en su cuarto, no creo que pudiera hacer lo mismo en clase, y de sacar el panel en el autobús para repasar los deberes que tiene que hacer, ni hablemos. Incluso el gran jefazo supremo de una fábrica de coches de lujo no puede ir paseando con su kanban a todas partes.

Por eso se han desarrollado soluciones informáticas. Algunas como kanbanflow están muy bien, siempre que Internet funcione muy bien. Pero aún así hay un cierto retardo propio de las aplicaciones que funcionan a través del navegador que no me acaba de gustar, especialmente con dispositivos móviles, tipo ipad o android. Las herramientas de productividad tienen que ser rápidas, de lo contrario lo normal es que el usuario las encuentre como un latazo más que unirse al resto de sus tareas. Por último tengo que confesar que me causa cierta aprensión dejar todas mis tareas en manos de una herramienta sobre la que no tengo control. Si mañana kanbanflow cerrara de golpe, el mismo trastorno que perder una agenda. Además, quería crear un sistema que pudiera seguirse en un simple cuaderno.

Kanban en cuaderno

Por ello me propuse buscar una herramienta de kanban que fuera adecuada para un cuaderno y que, también, pudiera integrarse en un sistema de productividad GTD. Esto fue lo que se ocurrió:

Proyectos

Por Hacer

Espera

Haciendo

Hecho

Deberes mates

5/5/12

5/5/12

6/5/12!

Trabajo de Cono

3/5/12

Mamá compre libro 3/5/12

12/8/12!

Comprar regla

2/5/12

2/5/12

4/5/12! 2/5/12

Vemos que este kanban es distinto. Está pensado para usarse en papel y por tanto no hay post-its que mover. Tampoco hay que estar borrando y escribiendo los nombres de los proyectos una y otra vez según se van moviendo de columnas. Además nos da más información. Vamos por partes.

Ahora los nombres de nuestros proyectos siempre están en la columna Proyectos. Además tenemos una columna nueva Espera. Lo que hay anotado en las columnas son principalmente fechas. Ahora sé que los deberes de mates los marcaron el 5/5/12 pero deben hacerse antes del 6/5/12 –ese es el significado del signo de exclamación final– pero que a 5/5/12 ya está haciéndose. Trabajo de Cono está Por hacer pero porque Marcos está Esperando a que mamá compre el libro desde el 3/5/2012 y que tiene que terminar el trabajo antes del día 12/5/2012; esto es importante por si hace falta que Marcos recuerde a mamá que tiene que comprarle el libro antes de que sea demasiado tarde.

Comprar regla tiene dos fechas en la columna hecho. La primera fecha, con el signo de exclamación, indica hasta cuando había tiempo para hacerse; la segunda, sin ese signo, indica cuando se hizo en realidad.

Sí, son ejemplos muy simples, estoy seguro que así lo entendéis mejor. Para un próximo post, en torno a la semana entrante, os mostraré como trabajo en la práctica con el Kanban y como lo he implementado en un Excel + Dropbox.

Miguel de Luis Espinosa