Herramientas de productividad: ¿basta con una?

He buscado sin éxito la herramienta de productividad perfecta. La idea era encontrar una única herramienta de productividad con la que poder tener al día todos mis proyectos, listas de tareas, recordatorios y calendarios y que, además, sirviera de bandeja de entrada. No soy el único. De hecho cuando te metes en Internet observas cómo los aficionados opinan de las herramientas y sistemas de productividad como quien habla de los equipos de fútbol. Casi todo el mundo tiene su favorita que es mejor que todas las demás. Por no alargarlo mucho hay quien prefiere un sistema en el que todo esté atado, aquel piensa que así se pierde mucho tiempo y se centra en las tareas claves, otro piensa que lo mejor es el papel, para otros el smartphone e incluso está quien cree que para estas cosas lo mejor es un ordenador. Y ya, si nos metemos a comparar aplicaciones y herramientas concretas, ni te cuenta.

Todos los sistemas vienen con un fallo de serie: yo

No las he probado todas. Me sería imposible, pero de todas he aprendido que vienen con al menos un fallo de serie: yo. Siempre me pasará que me olvidaré de anotar algo, o de borrar algo, o incluso de marcar que ya he hecho algo. Esos fallos originan, como mínimo, una pérdida de eficiencia, llevándome a hacer dos veces la misma tarea, a hacer tareas innecesarias o a dejar de hacer lo que había hecho. Sí, puedo repasar, y de hecho debo repasar mis listas, pero si repaso demasiado pierdo eficiencia, ya que yo lo que tengo que hacer es mi trabajo, no me pagan por dejar mi agenda niquelada.

Dicho esto, también ocurre que algunas herramientas son mejores que otras para determinadas tareas, y todas tienen sus ventajas y desventajas. Una libreta pequeña, por ejemplo, es transportable, barata, fácil de reemplazar y rápida de usar. Es, en principio, ideal para tomar notas, pero no guarda copias de seguridad automática, ni se integra automáticamente en una base de datos de tareas, ni en ninguna aplicación. Los smartphones sí tienen aplicaciones que se sincronizan automáticamente, pero dependen de equipos relativamente caros (aunque sea en la cuota mensual) y dependen de baterías que se agotan en los peores momentos.

Combinando herramientas

¿Qué hacer? Una posible solución es combinar herramientas. ¿El problema que suele tener esa solución? La falta de comunicación entre herramientas. Hay aplicaciones capaces de «hablar» con otras aplicaciones. También hay instrumentos como IFTTT que facilitan la misma acción. Pero, en todos los casos estamos ante un elenco limitado de aplicaciones. En otras palabras, si decides usar varias herramientas de productividad, por ejemplo el calendario de google y una lista de tareas, intenta buscar aquellas que puedan «hablarse» entre sí.

Es posible que te decidas, por otros motivos, a usar herramientas que «no hablen» entre sí. En ese caso tendrás que hacerte con el hábito de comprobar y sincronizar ambas de forma manual. ¿Divertido? No ¿Necesario? Seguramente, porque siempre necesitaremos el papel. Reconocer que tenemos defectos nos sirve para estar preparados. Al menos, ten siempre una libreta de billetera. Algunas ves irás sin tu chisme electrónico, sin tu agenda o sin tu lo que sea. Apuesto a que más de una. No es ninguna tragedia siempre habrá quien te deje papel y lápiz. Eso sí, tendrás que pasar, las acciones, tareas, proyectos y citas que quedaron en tu trozo de papel a tu sistema tan pronto como sea posible.

Resumen

  1. No existe la herramienta perfecta y universal de productividad.
  2. Hasta la herramienta perfecta tiene un defecto inherente: el factor humano.
  3. Prefiere herramientas que se «hablen» entre ellas.
  4. Siempre necesitarás tener papel a mano, ve preparado.

de Miguel de Luis Espinosa